Od czego zależy cena fotografa eventowego?

Oferty na to samo wydarzenie najczęściej różnią się ceną i tym, co ta cena zawiera. W każdej z nich godziny pracy, termin przekazania zdjęć i licencja mogą wyglądać inaczej, podobnie jak zasady obowiązujące wtedy, gdy wydarzenie się przedłuża. Same kwoty można zestawić dopiero wtedy, gdy znane są te szczegóły z oferty każdego fotografa.

Od czego zależy cena fotografa eventowego w konkretnym przypadku, ustalam już przy pierwszym zapytaniu. Nie jestem w stanie przygotować dokładnej wyceny, kiedy wiem tylko, że wydarzenie odbędzie się w piątek w Warszawie. Zanim podam kwotę, dopytuję o rodzaj wydarzenia i jego dokładny adres, godziny oraz szacowaną liczbę gości. Przy godzinach pytam też, czy jestem potrzebny przez całe wydarzenie, czy tylko na jego część.

Adres ma wpływ na cenę dopiero przy zleceniu poza Warszawą i okolicami, bo do wyceny dochodzi wtedy czas dojazdu. Skalę oceniam po rodzaju wydarzenia i liczbie gości, a patrzę przy tym także na godziny, bo małe wydarzenia rzadko trwają cały dzień. Od skali zależy, czy wystarczę na miejscu sam, czy zaproponuję szerszy zakres obsługi fotograficznej.

Na większość wydarzeń przyjeżdżam zwykle 30 minut wcześniej, a przy większych wydarzeniach agencyjnych standardem jest godzina zapasu. Ten zapas czasowy jest również uwzględniony w wycenie.

W tym czasie rozkładam sprzęt i poznaję przestrzeń, a z agencją potwierdzam brief i agendę. Robię też dokumentację całej produkcji, czyli scenografii i brandingu przygotowanych specjalnie na to wydarzenie, którą agencje traktują jako standard.

Godzinę przyjazdu ustalam wspólnie z klientem już na początkowym etapie wyceny, ponieważ ta kwestia często różni się między wydarzeniami. Na jednym wydarzeniu o 10:00 może już trwać część konferencyjna z wystąpieniami pierwszych prelegentów, a uczestnicy przeszli już przez rejestrację i wypili poranną kawę, więc swój przyjazd liczę od otwarcia rejestracji. Przy dużym wydarzeniu dokładam jeszcze większy zapas na przygotowanie.

Cały przebieg takiego wydarzenia od przygotowania po przekazanie zdjęć opisałem we wpisie o tym, jak wygląda praca fotografa na gali firmowej.

Przy tej samej liczbie godzin na miejscu mogę mieć dwa razy więcej pracy. Dokładna wycena od doświadczonego fotografa eventowego uwzględnia również te rzeczy, których na pierwszy rzut oka nie widać. Pokażę to na parach wydarzeń, które w agendzie wyglądają podobnie.

Najczęściej chodzi o liczbę osób. Przy 150 osobach program imprezy firmowej bywa spokojniejszy, a przy 500 jest zwykle wypełniony atrakcjami i częścią oficjalną.

Na konferencji zwracam przede wszystkim uwagę na rotację prelegentów i czas ich wystąpień. Kiedy przez całe wydarzenie występuje kilka osób, każde wystąpienie trwa dłużej i mam czas sfotografować je z kilku miejsc. Przy szybkiej zmianie prelegentów wystąpienia są znacznie krótsze, a każda osoba na scenie musi dostać dobre zdjęcia, bez względu na to, ile czasu na niej była.

Mniejsza liczba gości na wydarzeniu nie powinna mieć sama w sobie wpływu na wycenę, jeżeli agenda i długość trwania eventu pozostają takie same. Kiedy z listy 150 osób ostatecznie przychodzi 120, wciąż fotografuję ten sam program przez tę samą liczbę godzin. Stawki nie przeliczam od każdego gościa, bo wycena zmienia się razem z zakresem i intensywnością zlecenia.

Na kongresie albo forum z trzema czy czterema scenami, na których równolegle trwają wystąpienia po 20 minut, jedna osoba nie zdąży być wszędzie jednocześnie. W pojedynkę mogę pokryć wtedy wszystkie sceny tylko kosztem liczby zdjęć. Zamiast około 10 finalnych kadrów każdego prelegenta robię wtedy 3 i od razu muszę przejść do kolejnej sali.

Jeden prelegent kończy później, drugi zaczyna wcześniej, a przy takich zmianach na żywo zmniejsza się zapas czasu na dobre zdjęcia. Przy kilku scenach działających równolegle proponuję więc drugiego fotografa, żeby materiał miał pełne pokrycie i powstawał bez niepotrzebnego stresu.

Bywa też tak, że scena główna jest priorytetem, a pozostałe są dodatkiem do materiału. Kolejność warto ustalić z fotografem jeszcze przed wydarzeniem, żeby od początku było jasne, która scena jest najważniejsza. Najpierw skupiam się na głównej scenie, a na pozostałe przechodzę w wolnych chwilach i robię tam mniej zdjęć.

O drugim fotografie często decyduje bardziej program niż sama liczba osób na wydarzeniu. Kilkaset osób na jednej widowni to przeważnie standardowa praca w pojedynkę, ale te same kilkaset osób rozdzielone na kilka równoległych aktywności wymaga już przynajmniej dwóch fotografów.

Przykład z wyjazdu firmowego, na którym kilka aktywności trwało jednocześnie, opisałem we wpisie Kiedy na evencie potrzebny jest drugi fotograf?

Wbrew pozorom praca w trakcie wydarzenia stanowi jedynie połowę całego zlecenia. Druga połowa obsługi fotograficznej zaczyna się wtedy, kiedy siadam z całym materiałem do komputera, i tej części klient zazwyczaj nie widzi, chociaż właśnie od niej zależy, jakie zdjęcia ostatecznie do niego trafią.

Do pierwszej połowy przygotowuję się jeszcze przed wydarzeniem. Sprawdzam miejsce realizacji w internecie i czytam brief, żeby wiedzieć, co powinno znaleźć się w materiale. Na miejsce przyjeżdżam z pełnym zestawem sprzętu, więc mam przy sobie wszystko, czego potrzebuję do pracy.

Pierwsza warstwa ochrony materiału powstaje jeszcze w trakcie wydarzenia, bo każde zdjęcie zapisuję jednocześnie na dwóch kartach pamięci. Po powrocie zaczynam pracę od zgrania materiału z jednej karty na komputer i zrobienia kopii zapasowej.

Następnie przychodzi czas na selekcję i przejrzenie całego materiału, który stworzyłem na wydarzeniu, żeby wybrać najlepsze zdjęcia dla klienta. Część tych decyzji mam po prostu w głowie, bo wynikają z wielu lat pracy jako fotograf eventowy i tysięcy godzin spędzonych nad zdjęciami. Zdjęcia, które przeszły selekcję, archiwizuję, więc mogę wrócić do każdej realizacji. Zdarzało się, że klient odzywał się po pół roku z prośbą o ponowne przesłanie materiału.

Ostatnim etapem i jednocześnie moim ulubionym jest color grading, czyli edycja kolorystyczna, przy której nadaję całemu materiałowi spójny wygląd. Przywiązuję dużą wagę do tej części postprodukcji i dopasowuję ją do rodzaju i charakterystyki wydarzenia, więc zdjęcia, które przekazuję, są gotowym produktem. Nie zdarza się, żeby klienci wracali do mnie z prośbą o poprawki.

Cały materiał po selekcji i edycji kolorystycznej przekazuję w ciągu 2-4 dni, a jeśli jest taka potrzeba, wcześniej przygotowuję również skrót z wydarzenia, czyli mniejszą paczkę wybranych zdjęć na social media albo do prasy. Taką paczkę zdjęciową przekazuję jeszcze tego samego dnia albo, gdy wydarzenie kończy się późnym wieczorem, rano następnego dnia. Służy do szybkiej publikacji, więc ma sens tylko w pierwszych godzinach po wydarzeniu, zanim klient dostanie cały materiał.

Zdarza się też, że klient chce opublikować zdjęcia jeszcze w trakcie wydarzenia, na przykład podczas panelu. W pracy fotografa eventowego liczy się wtedy czas od zrobienia zdjęcia do przekazania go klientowi w gotowej formie, więc na takie zlecenia zabieram ze sobą laptopa i pracuję na miejscu.

Kiedy organizator eventu firmowego zbiera oferty na obsługę fotograficzną od kilku fotografów, doradzam jedno: wysłać wszystkim zapytanie o identycznej treści. Sam przed przygotowaniem wyceny zadaję klientom kilka konkretnych pytań, więc warto od razu odpowiedzieć na nie w opisie wydarzenia. Wtedy wyceny można ze sobą łatwo zestawić i sprawdzić, czy każda z nich wycenia ten sam zakres pracy.

Na samą kwotę nie patrzyłbym w oderwaniu od reszty. Obok ceny warto przejrzeć portfolio i zobaczyć, czy dany fotograf ma na swoim koncie realizacje podobne do planowanego wydarzenia. Tańszą ofertę da się znaleźć w każdej branży, więc najważniejsze pytanie brzmi: co dokładnie mieści się w danej kwocie?

Jak wygląda współpraca ze mną od zapytania do przekazania zdjęć, opisałem na podstronie fotograf eventowy Warszawa.