Ile zdjęć dostanę z eventu i kiedy? Liczby z gal, konferencji i eventów firmowych

Liczba zdjęć z eventu zależy przede wszystkim od długości wydarzenia i od tego, co przewiduje jego program, a sama liczba gości pozwala dokładniej określić skalę wydarzenia. Największy wpływ na finalną liczbę oddanych zdjęć mają przemówienia, część oficjalna, wręczenie nagród i ścianka, więc szczególnie dużo materiału powstaje na galach i konferencjach, na których przemawia wiele osób. Pozowane zdjęcia grupowe stanowią za to niewielką część wydarzenia i na końcowy materiał wpływają w małym stopniu.

Na wyjazdach firmowych i tematycznych zdjęć jest zdecydowanie najwięcej, z racji dłuższych godzin pracy na miejscu przez kilka dni. Przeważnie podczas takich wyjazdów plan dnia zawiera znacznie więcej aktywności i konkretnych punktów programu, niż w przypadku wydarzeń jednodniowych.

Przed wydarzeniem mogę podać tylko szacunkową liczbę zdjęć, bo dokładna zależy od tego, co wydarzy się na miejscu. Szacunek opieram na długości wydarzenia, programie, przewidywanej liczbie gości oraz rodzaju eventu. Nawet eventy o podobnym przebiegu i wspólnych cechach różnią się od siebie, więc przy każdym szacunku zaznaczam, że ostateczna liczba może wyjść większa albo mniejsza.

Przy pięciu realizacjach zebranych w tabeli przekazałem klientom od 190 do 1 000 zdjęć z jednego wydarzenia. Każda z tych liczb dotyczy jednego konkretnego eventu, więc nie przenosiłbym jej wprost na inne wydarzenia. Terminy oddania całego materiału w kolumnie „Termin” ustaliłem z klientami osobno przy każdej realizacji.

Przy gali mFaktoring i evencie na 40-lecie firmy klient dostał wcześniej paczkę wybranych zdjęć: przy gali 30 zdjęć na rano następnego dnia, przy evencie w ciągu 24 godzin.

Najłatwiej porównać ze sobą dwie gale z tabeli, bo obie trwały około 6 godzin i miały podobną liczbę gości. Z gali 30-lecia mFaktoring, na której pracowałem sam, przekazałem 220 zdjęć, a z gali z nagrodami, na której pracowaliśmy we dwóch, 450. Cały przebieg pierwszej z nich opisałem we wpisie o tym, jak wygląda praca fotografa na gali firmowej.

Zdjęcia z eventu wybieram tak, żeby pokazać pełny przebieg wydarzenia bez niepotrzebnych powtórek i słabszych kadrów. Selekcję traktuję jako redakcyjną część swojego warsztatu, więc przy wyborze liczy się dla mnie przede wszystkim dobór zdjęć, a dopiero potem ich liczba.

Wiele zdjęć zrobionych na miejscu to powtórki tego samego momentu, z których wybieram najlepsze. Klient dostaje pełne pokrycie wydarzenia, a liczba zdjęć po selekcji stanowi około 10-15% wszystkich, które zrobiłem w trakcie. Staram się przy tym przekazać jak najwięcej treściwych zdjęć, żeby materiał był kompletny.

Czasem klient jeszcze przed wydarzeniem podaje, ile zdjęć potrzebuje. Taką liczbę traktuję jako punkt wyjścia, a ostateczny wybór zależy od tego, co wydarzyło się na miejscu, więc materiał pokrywa całe wydarzenie nawet wtedy, gdy zdjęć wyjdzie więcej. Nie stosuję dopłat za dodatkowe zdjęcia, a gdy czas pracy na miejscu się wydłuża, dodatkowe godziny rozliczam standardowo według ustalonego cennika. Pozostałe czynniki, które wpływają na wycenę, opisałem we wpisie o tym, od czego zależy cena fotografa eventowego.

Termin oddania zdjęć z eventu przeważnie ustalam z klientem jeszcze przed wydarzeniem, a bez ustalonej odgórnie daty cały materiał przekazuję w ciągu maksymalnie 4 dni roboczych, w większości przypadków szybciej. Co jeszcze warto omówić z fotografem przed wydarzeniem, opisałem we wpisie o tym, co ustalić z fotografem przed konferencją.

Przy wydarzeniach wielodniowych, takich jak wyjazdy firmowe, termin oddania całego materiału jest dłuższy, bo z kilku dni powstaje znacznie więcej zdjęć do selekcji i edycji kolorystycznej. Z tego samego powodu nie zalecam prosić jednocześnie o najkrótszy możliwy termin i o jak największą liczbę zdjęć z wydarzenia. Gdy część zdjęć jest potrzebna od razu, lepiej jest ustalić mniejszą paczkę zdjęciową w postaci skrótu z wydarzenia lub wybranych kadrów, a cały materiał przyjąć w ustalonym terminie.

Skrót z wydarzenia to zwykle 10-20 wybranych kadrów, które mogę przekazać jeszcze tego samego dnia. Im wcześniej organizator go dostanie, tym lepiej, bo w branży eventowej relacja z wydarzenia szybko traci aktualność. Najczęściej taka paczka jest potrzebna tuż po zakończeniu wydarzenia, kiedy mogę na chwilę usiąść do komputera i przygotować wybrane zdjęcia.

W trakcie samego eventu klienci potrzebują zdjęć rzadko, co pozwala mi skupić się w całości na fotografowaniu i zebraniu kompletnego materiału. Jeśli zdjęcia mają być gotowe jeszcze w trakcie, potrzebny jest czas na ich przygotowanie albo druga osoba, która w tym czasie przejmie fotografowanie, żeby materiał z wydarzenia powstawał dalej. Taką paczkę doradzam ustalić przed eventem.

Więcej o tym, jak pracuję przy wydarzeniach firmowych, piszę na stronie fotograf na imprezy firmowe Warszawa.