Co sprawdzam w agendzie
Agendę konferencji zaczynam czytać od godzin i od pierwszej pozycji w programie, bo względem niej liczę zapas czasu na przyjazd. Przy networkingu wpisanym na 9:00 goście przychodzą o tej godzinie albo chwilę wcześniej, a przy oficjalnym otwarciu o 9:00 schodzą się na rejestrację jeszcze wcześniej. W obu przypadkach jestem na miejscu przynajmniej pół godziny przed pierwszymi gośćmi, żeby zdążyć z dokumentacją przestrzeni wydarzenia. Sprawdzam też, ile potrwa rejestracja, bo przy półtoragodzinnej mam na zdjęcia z recepcji więcej czasu niż przy takiej, która trwa pół godziny. Organizatorom doradzam wpisać do agendy godzinę, od której goście mogą wejść, bo również do niej dopasowuję swój przyjazd.
Potem patrzę na układ programu, ile jest zaplanowanych wystąpień oraz paneli, a także jak długo trwają i jakie są pomiędzy nimi przerwy. Inaczej pracuje się przy czterogodzinnym bloku intensywnych wystąpień, a inaczej, gdy co półtorej albo dwie godziny uczestnicy mają kilkuminutową przerwę na kawę. Każda osoba na scenie musi mieć dobre zdjęcia bez względu na to, ile czasu na niej spędzi, a przy krótkich wystąpieniach i szybkiej zmianie prelegentów mam na każdą znacznie mniej czasu.
Przy panelach dyskusyjnych sprawdzam, ile osób siedzi na scenie i w jakim układzie, bo od tego zależy, z której strony mogę do nich podejść i z jakich kątów najlepiej zrobić zdjęcia. Na koniec sprawdzam, co dzieje się po części konferencyjnej. Czasem są to warsztaty, na których uczestnicy zgłębiają tematy poruszone podczas wystąpień prelegentów, albo sesja pytań z publiczności.
Co dostaje każdy prelegent
Każdą osobę, która pojawia się na scenie, fotografuję z tą samą uwagą i każda dostaje ode mnie ten sam zestaw zdjęć, bo już sama obecność na scenie oznacza, że jest ważna. W tym zestawie są zdjęcia pełnej sylwetki, portretowe, gestykulacja i szersze kadry pokazujące scenę oraz publiczność. Takie same zdjęcia wykonuję również dla każdego uczestnika panelu dyskusyjnego, nawet jeśli na scenie siedzi sześć albo siedem osób.
Organizator nie musi przygotowywać dla mnie listy ujęć, bo z wieloletniego doświadczenia wiem, jakie kadry są potrzebne przy każdym wystąpieniu. Gdy ktoś przygotuje taką listę, doceniam ten wysiłek, ale jej nie wymagam, żeby nie dokładać klientowi pracy. Jeśli klient zaznaczy, że jakiś element wydarzenia jest dla niego szczególnie ważny, przykładam do tych zdjęć jeszcze większą uwagę. Podobnie skupiam się bardziej na osobie, która według klienta nie lubi siebie na zdjęciach albo ma wobec nich wysokie wymagania.
Fotografuję wszystkich sponsorów i cały branding, bo każdy sponsor jest dla mnie tak samo ważny. Wyjątek robię przy wydarzeniu z kilkudziesięcioma sponsorami, na którym pracuję na zlecenie jednego z nich, i wtedy skupiam się właśnie na nim.
Kiedy ustalić termin oddania zdjęć
Termin oddania zdjęć ustalam z klientem jeszcze przed wydarzeniem, gdy mailowo albo telefonicznie omawiamy szczegóły realizacji. Kiedy klient wyznacza termin z góry i na przykład zdjęcia z poniedziałkowego wydarzenia muszą zostać oddane najpóźniej w środę do godziny 12:00, zawsze staram się dostosować do tej daty. Jeśli nie ma ustalonej konkretnej daty, materiał zdjęciowy przekazuję standardowo w ciągu maksymalnie 4 dni roboczych. Na pytanie, ile zdjęć dostanę z eventu i kiedy, odpowiadam w osobnym wpisie na przykładach konkretnych gal i eventów firmowych.
Organizatorzy często proszą o skrót z wydarzenia w postaci mniejszej paczki wybranych zdjęć na social media i do prasy dopiero w trakcie eventu, więc doradzam wspominać o tym już podczas ustaleń. Każdy termin, również ten dotyczący przekazania skrótu z wydarzenia, warto ustalić jeszcze przed jego startem, żeby obie strony wiedziały, na czym stoją.
Checklista: co ustalić z fotografem przed konferencją
Przed konferencją doradzam przesłać brief dla fotografa eventowego z tymi informacjami:
- Szacowana liczba gości, z której wynika skala wydarzenia
- Agenda z godzinami, w tym z godziną wejścia gości
- Godziny prób, bo między nimi mogę zrobić dokumentację przestrzeni na pusto
- Numer telefonu do osoby kontaktowej na miejscu
- Informacja o parkingu
- Termin oddania zdjęć i skrótu z wydarzenia
- Informacje, na czym klientowi szczególnie zależy
- Zdjęcie grupowe, jeśli jest planowane
- Informacja, jeśli z góry wiadomo, że potrzebnych jest dwóch fotografów
Nice to have
- Szpigiel, czyli techniczny harmonogram rozpisany co do sekundy, z czasem każdego wystąpienia
- Plan sali albo techniczny layout przestrzeni
- Informacja o gościach VIP, jeśli będą obecni, ze zdjęciami albo ze wskazaniem ich na miejscu
Pytania, które dostaję najczęściej
Z jakim wyprzedzeniem rezerwować fotografa na konferencję?
Fotografa na konferencję doradzam rezerwować jak najwcześniej, szczególnie przy większych wydarzeniach. Tydzień przed konferencją to już ostatni moment na zapytanie, bo im bliżej daty, tym częściej termin mam zajęty przez wydarzenie, które inny klient zarezerwował u mnie z miesięcznym albo jeszcze dłuższym wyprzedzeniem. Przed rezerwacją dobrze jest zadać fotografowi kilka konkretnych pytań, które zebrałem we wpisie o tym, jak wybrać fotografa na galę firmową.
Co ustalić z fotografem przed eventem?
Przed eventem potrzebuję od klienta szacowanej liczby gości i agendy z godzinami, bo na ich podstawie oceniam skalę wydarzenia i planuję godzinę przyjazdu. W briefie przyda mi się też numer telefonu do osoby kontaktowej na miejscu i informacja, na czym klientowi szczególnie zależy. Termin oddania zdjęć doradzam ustalić razem z terminem skrótu z wydarzenia.
Jak przygotować harmonogram dla fotografa?
Wystarczy mi agenda z godzinami, w której zaznaczone są też wejście gości i próby, bo w przerwach między próbami mogę sfotografować przestrzeń na pusto. O planowanym zdjęciu grupowym doradzam napisać w tym samym briefie. Chętnie przyjmuję też szpigiel, czyli techniczny harmonogram rozpisany co do sekundy, ale go nie wymagam.
